Kundenerwartungen steigen – und mit ihnen der Druck auf den Kundenservice. Studien zeigen: Besonders bei telefonischen Anfragen oder über digitale Kanäle sind viele Kund*innen unzufrieden. Lange Wartezeiten, wiederholte Kontaktversuche, fehlende Verfügbarkeit – all das sorgt für Frustration.
Wer im Kundenservice heute überzeugen möchte, muss schnell, empathisch, individuell und rund um die Uhr erreichbar sein. Eine KI im Kundenservice, etwa in Form von Chatbots oder virtuellen Assistenten, verspricht genau das, steht sie doch 24/7 zur Verfügung und hat immer eine Antwort für den Fragesteller.
Doch was ist realistisch – und wo liegen die Grenzen? In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Unternehmen KI im Kundenservice sicher und datenschutzkonform einsetzen können – und worauf es wirklich ankommt.
Anwendungsfälle von KI im Kundenservice
Künstliche Intelligenz hilft dabei, zentrale Anforderungen an den Kundenservice zu erfüllen – insbesondere rund um Schnelligkeit, Erreichbarkeit und Effizienz. Sie kann:
- 24/7 Anfragen beantworten – ganz ohne Warteschleifen
- Standardanfragen eigenständig bearbeiten – wie etwa Adressänderungen oder Lieferstatus-Abfragen
- Service-Teams von repetitiven Tätigkeiten entlasten, damit sich diese auf komplexe oder emotionale Anliegen konzentrieren können
- Bearbeitungsprozesse optimieren – von der automatischen Weiterleitung bis zur Vorqualifikation von Anliegen
Sichere Cloud Umgebung für Ihre KI
Wir bieten Ihnen mit unserem „KI als Managed Service“-Angebot eine datenschutzsichere OpenWebUI-Instanz. BW-Tech betreibt für Sie einen geschützten KI-Cluster, der höchsten Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen entspricht.
- Bereitstellung in unserer hochverfügbaren und sicheren Cloud-Umgebung
- Nahtlose Implementierung und eine sofortige Betriebsbereitschaft
- Umfassende Sicherheitsvorkehrungen und regelmäßige Backups
- 24/7 Überwachung Ihrer Instanz
- Regelmäßige Optimierungen und automatische Updates
Die Vorteile im Überblick
24/7 Verfügbarkeit
Chatbots mit KI-Integration sind auch nachts aktiv.
Kürzere Reaktionszeit
Viele Anfragen lassen sich in Sekundenschnelle beantworten – das steigert die Zufriedenheit.
Entlastung des Teams
Standardanfragen werden automatisiert bearbeitet, das schafft Raum für komplexe Fälle.
Funktionsweisen und Gefahren von KI-Modellen
Bei KI-Modellen in Form von Chatbots oder virtuellen Assistenten handelt es sich um sogenannte Large Language Models (LLMs) – KIs, die natürliche Sprache verstehen und generieren können. Sie werden auf riesige Datenmengen trainiert und können anschließend für spezielle Anwendungsfälle im Kundenservice optimiert werden.
Doch Vorsicht: LLMs können sogenannte Halluzinationen erzeugen – also Antworten, die zwar überzeugend klingen, aber faktisch falsch oder nicht belegbar sind.
Daher gilt: Besonders bei sensiblen oder rechtlich relevanten Anliegen müssen automatisierte Antworten geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden. Ein weiteres zentrales Thema ist außerdem der Datenschutz. Denn KI-Systeme verarbeiten bei Kundenanfragen personenbezogene Daten – und hier greifen die DSGVO und Compliance-Richtlinien.
Die Lösung: Eine eigene KI-Instanz in einer sicheren, datenschutzkonformen Cloud-Umgebung.
So hosten Sie eine KI in einer sicheren Cloud Umgebung
1. Stellen Sie eine sichere Infrastruktur bereit
Der erfolgreiche Einsatz von KI-Systemen erfordert eine zuverlässige, skalierbare Infrastruktur mit hoher Rechenleistung (insbesondere durch GPUs). Viele Unternehmen setzen deshalb auf spezialisierte Anbieter, die fertige KI-Instanzen als Managed Service anbieten. Der Vorteil: Keine Anschaffungskosten, flexible Skalierbarkeit, hohe Sicherheitsstandards.
2. Richten Sie eine sichere Cloud und abgeschirmte Benutzeroberfläche ein
OpenWebUI ist eine Open-Source-Benutzeroberfläche für lokale LLMs (Large Language Models). Sie ermöglicht es, Sprachmodelle in einer abgeschirmten Umgebung zu betreiben und zu steuern. Für einen besonders komfortablen und remoten Betrieb bietet sich der Betrieb der OpenWebUI in einer Cloud an. Achten Sie jedoch unbedingt darauf, dass diese strengste Sicherheitsvorkehrungen trifft und in einem zertifizierten Rechenzentren gehostet wird. Auch hier gilt: Wenn kein internes IT-Team zur Verfügung steht, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister.
KI als Managed Service
Mit unserem „KI als Managed Service“-Angebot erhalten Sie Ihre eigene Datenschutzsichere OpenWebUI-Instanz – die ideale Lösung für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern KI-Tools in einer sicheren, abgeschirmten Umgebung zur Verfügung stellen möchten. BW.tech betreibt für Sie einen geschützten KI-Cluster, der höchsten Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen entspricht. Sie können Ihre eigene KI-Instanz mieten und monatlich zu einem festen Preis nutzen.
3. Verwenden Sie hochwertige Daten für das Training
Die Qualität von KI-Ergebnissen steht und fällt mit der Qualität der zugrunde liegenden Daten. Achten Sie daher darauf, nur geprüfte, relevante und aktuelle Datensätze für das Training Ihrer Modelle zu verwenden. Verzerrte, veraltete oder fehlerhafte Informationen führen zu falschen Empfehlungen oder Entscheidungen. Besonders im unternehmerischen Umfeld sollten Daten vor dem Training strukturiert, bereinigt und gegebenenfalls angereichert werden. So sichern Sie belastbare Resultate – und damit die Akzeptanz Ihrer KI-Lösung im Unternehmen.
4. Achten Sie auf Compliance und die DSGVO
Der Einsatz von KI-Systemen berührt das sensible Thema des Datenschutzes. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass ihre Lösungen den geltenden gesetzlichen Vorgaben entsprechen – insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dies betrifft nicht nur die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten, sondern auch die Nachvollziehbarkeit automatisierter Entscheidungen. Setzen Sie deshalb auf datenschutzkonforme KI-Systeme und dokumentieren Sie Ihre Prozesse sorgfältig.
5. Schützen Sie Modelle und Daten
Ob beim Training, der Übertragung oder Speicherung – verhindern Sie Missbrauch und Datenlecks! Anonymisieren oder pseudonymisieren Sie Ihre Trainingsdaten, speichern Sie sensible Daten verschlüsselt und achten Sie auf ein umfassendes Zugriffsmanagement. Auch Firewalls und regelmäßige Sicherheitsupdates gehören zum Pflichtprogramm. Bei der Verwendung von KI als Managed Service sollte darauf geachtet werden, dass der externe Dienstleister höchste Sicherheitsvorkehrungen trifft.
6. Reflektieren Sie die Kundenakzeptanz
So leistungsfähig KI auch ist – nicht jeder Kunde fühlt sich im Gespräch mit einer Maschine wohl. Transparente Kommunikation über den KI-Einsatz, ein klar erkennbarer Mehrwert und die Möglichkeit, jederzeit mit einem echten Menschen zu sprechen, sind entscheidend für die Akzeptanz. Bieten Sie hybride Lösungen an, bei denen die KI unterstützend arbeitet, aber keine menschliche Interaktion ersetzt. So schaffen Sie Vertrauen und erhöhen gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Kund*innen.
7. Holen Sie sich Unterstützung von Expert*innen
Sie müssen das Thema nicht allein stemmen: Mit BW.tech als Partner erhalten Sie eine vollständig betreute OpenWebUI-Instanz in einer sicheren Cloud-Umgebung. Unser Angebot „KI als Managed Service“ richtet sich an Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden leistungsstarke KI-Tools zur Verfügung stellen möchten – ohne sich um Hosting, Sicherheit oder Compliance kümmern zu müssen. Sie profitieren von einem datenschutzkonformen Setup, flexibler Skalierbarkeit und persönlichem Support – zu einem transparenten, monatlichen Festpreis.
Zusammenarbeit ist gefragt
KI im Kundenservice eröffnet enorme Chancen – für mehr Effizienz, bessere Erreichbarkeit und zufriedene Kund*innen. Doch entscheidend ist, dass sie datenschutzkonform, sicher und verantwortungsvoll eingesetzt wird. Mit einer eigenen, geschützten Instanz und klaren Prozessen lässt sich KI heute bereits erfolgreich in den Kundenservice integrieren – als smarter Assistent, nicht als Ersatz.
Denn so leistungsfähig KI auch ist – Empathie, Fingerspitzengefühl und zwischenmenschliches Verständnis bleiben zentrale Stärken menschlicher Service-Teams. Bei Reklamationen, schwierigen Fragen oder unklaren Anliegen braucht es echte Kommunikation – nicht nur automatisierte Antworten. Kund*innen müssen weiterhin die Möglichkeit haben, mit einer realen Person zu sprechen. Die beste Lösung ist ein hybrider Ansatz: KI kümmert sich um das schnelle, standardisierte Erstlevel – Menschen übernehmen dort, wo es auf Nähe, Verständnis und Verantwortung ankommt.
