Ob Unternehmen es wollen oder nicht: ChatGPT & Co. sind längst im Büroalltag angekommen. Oftmals passiert das aber durch die Hintertür. Mitarbeitende nutzen KI-Tools über private Accounts, kopieren Texte hinein, lassen sich E-Mails schreiben oder Code generieren. Für die Produktivität mag das praktisch sein, für Unternehmen aber ist es ein Risiko: sensible Daten landen außerhalb der eigenen Systeme, womöglich auf Servern in Übersee.
Die Reaktion vieler Unternehmen? Erstmal ein pauschales Verbot. Doch das löst das Problem nicht – im Gegenteil: Es fördert noch mehr Schatten-IT. Der bessere Weg liegt dazwischen: sichere, offiziell bereitgestellte KI-Lösungen mit klaren Regeln. Warum das so ist und wie das klappt, zeigen wir im Blog.
Schatten-IT: Warum KI inoffiziell genutzt wird
Eine Sache bleibt unbestritten: Generative KI kann Abläufe beschleunigen und Routineaufgaben vereinfachen. Das wissen auch die Mitarbeitenden und greifen deshalb oft und gerne auf Tools wie ChatGPT zurück. Besonders, wenn die Freigabeschleifen im Unternehmen sehr langwierig oder die IT-Richtlinien sehr streng sind, ist es für die Kollegschaft oft deutlich einfacher, schnell einen eigenen, privaten Account anzulegen und die Tools über diesen einzusetzen.
- Unternehmensdaten landen auf fremden Servern
- DSGVO und AI Act werden unter Umständen unterlaufen
- Die IT-Abteilung verliert die Kontrolle
Dabei handeln die Mitarbeiter in aller Regel überhaupt nicht in böser Absicht. Denn oftmals liegt es einfach daran, dass ein für sie sehr nützliches Tool vom Unternehmen nicht bereitgestellt wird oder der Weg dahin zu lang erscheint.
Warum ein Verbot keine Lösung ist
Ein „KI-Verbot“ als solches ist daher auch oft einfach nicht sinnvoll. Denn zum einen klingt es zwar nach Kontrolle, ist aber in der Praxis kaum durchzusetzen. Mitarbeitende sind kreativ und finden Wege, trotzdem KI zu nutzen.
Zum anderen ziehen die Mitarbeitenden daraus ja auch einen konkreten Nutzen, der auch für das Unternehmen klare Vorteile bringt: Mehr Effizienz, höhere Geschwindigkeit bei der Umsetzung von Aufgaben und vielleicht sogar ein motiviertes Team, weil langweilige Routineaufgaben wegfallen.
Wer also auf ein Verbot setzt, verschenkt Chancen und hat trotzdem keine Sicherheit.
Stattdessen braucht es einen Mittelweg: offiziell bereitgestellte, sichere KI-Systeme, die Mitarbeitende offen nutzen können – mit klar definierten Regeln und in einer datenschutzkonformen Umgebung.
Der bessere Weg: Eigene KI-Umgebungen
Eine praktikable Lösung sind selbst gehostete KI-Interfaces, die sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften integrieren lassen. Für Unternehmen bringt das den Vorteil, dass die Datenhoheit zu jedem Zeitpunkt bei ihnen bleibt. Mitarbeitende profitieren von derselben intuitiven Nutzererfahrung, die ihnen proprietäre Lösungen bieten.
Eine praktische Lösung ist die Verwendung von KI-Lösungen wie OpenWebUI.
OpenWebUI ist eine flexible, leistungsstarke KI-Lösung, die es ermöglicht, eine Vielzahl von Large Language Models (LLMs) direkt in einer benutzerfreundlichen Weboberfläche zu nutzen und anzupassen.
In Kombination mit offenen Sprachmodellen (z. B. LLaMA, DeepSeek, Qwen) und Laufzeitumgebungen wie Ollama entsteht eine interne KI-Infrastruktur, die leistungsfähig ist, ohne dass Daten unkontrolliert das Unternehmen verlassen.
Unternehmen, die eine solche Infrastruktur nicht selbst aufbauen und warten möchten, bieten Managed-Services eine komfortable Möglichkeit, eine eigene KI-Instanz zum monatlichen Fixpreis zu mieten.
Der Fantasie sind dabei keine Grenzen gesetzt, auch hybride Ansätze sind möglich: Offene Systeme können bei Bedarf mit externen APIs verbunden werden. Dabei ist dann jedoch wieder Fingerspitzengefühl bezüglich Datenschutz und Compliance gefragt.
KI als Managed Service
Mit unserem „KI als Managed Service“-Angebot erhalten Sie Ihre eigene Datenschutzsichere OpenWebUI-Instanz. BW-Tech betreibt für Sie einen geschützten KI-Cluster, der höchsten Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen entspricht. Sie können Ihre eigene KI-Instanz mieten und monatlich zu einem festen Preis nutzen.
Dos & Don’ts für sichere KI-Nutzung im Unternehmen
Damit KI nicht nur funktioniert, sondern auch sicher ist, braucht es mehr als eine technische Lösung. Hier die wichtigsten Leitplanken:
- Datenqualität sichern: Nur bereinigte, aktuelle und strukturierte Daten nutzen
- Anonymisierung & Verschlüsselung: Sensible Infos schützen, bevor sie in Modelle einfließen
- Rollenbasierter Zugriff: Nicht jeder braucht alle Daten – klare Rechtevergabe
- Monitoring & Audits: KI-Nutzung regelmäßig prüfen, Bias und Risiken früh erkennen
- Aufklärung: Schulungen und Guidelines bereitstellen, Erwartungen klar managen
- KI einfach „laufen lassen“ ohne Governance
- Modelle mit sensiblen Daten füttern, ohne Schutzmaßnahmen
- Sich allein auf Standardlösungen verlassen, die nicht an Prozesse angepasst sind
- Annehmen, dass ein einmal eingerichtetes System ewig sicher bleibt
Sichere Cloud Umgebung für Ihre KI
Wir bieten Ihnen mit unserem „KI als Managed Service“-Angebot eine datenschutzsichere OpenWebUI-Instanz. BW-Tech betreibt für Sie einen geschützten KI-Cluster, der höchsten Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen entspricht.
- Bereitstellung in unserer hochverfügbaren und sicheren Cloud-Umgebung
- Nahtlose Implementierung und eine sofortige Betriebsbereitschaft
- Umfassende Sicherheitsvorkehrungen und regelmäßige Backups
- 24/7 Überwachung Ihrer Instanz
- Regelmäßige Optimierungen und automatische Updates
Cloud oder Eigenbetrieb? Beides geht.
Die gute Nachricht: Unternehmen müssen sich nicht zwischen Innovation und Sicherheit entscheiden. Es gibt zwei solide Wege:
- Eigenbetrieb: Volle Kontrolle über Daten und Systeme, ideal für Organisationen mit IT-Ressourcen.
- Managed Services / Cloud-Lösungen: Komfortabler, weniger Aufwand, wenn sie in zertifizierten Rechenzentren (z. B. in Deutschland) betrieben werden.
Welche Option passt, hängt von den internen Ressourcen und den regulatorischen Anforderungen ab. Wichtig ist, dass Unternehmen bewusst entscheiden – statt unbewusst Schatten-IT zuzulassen.
Wir helfen Ihnen, das perfekte Setup für Sie zu finden. KI als Managed-Service zum monatlichen Fixpreis oder flexibles und individuelles KI-Cluster-Hosting mit einem leistungsstarken KI-Server? Wir finden die KI-Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt!
